Konsten att arrangera möte
Att ordna konferenser har sina utmaningar. Men med bra planering och fokus på rätt saker kommer mötesdagarna gå smidigt och du får nöjda deltagare.
Här har vi samlat vår bästa tips på hur du skapar minnesvärda konferenser.
SAMLA INFORMATION
– Vad är syftet och målet med konferensen?
– Vilket datum och alternativa datum ska du förhålla dig till?
– Vilken budget har du att röra dig med?
– Finns det önskemål om geografisk plats?
Ju mer information du har desto större chans att fler kan deltaga och inga detaljer missas.
GROVPLANERING
Gör en grovplanering över dagen/dagarna. Då får du en översikt på tider, raster och när föreläsare behöver bokas in. Om det finns utrymme för gemensamma aktiviteter är boule, Karaoke eller SPA trevliga aktiviteter som uppskattas av många
Tips på uppskattade mötesaktiviteter.
VÄLJA PLATS
Oavsett om gästerna kommer med flyg, bil eller kommunala medel är det viktigt att det är lätt och smidigt att ta sig dit. Parkeringskostnaderna kan lätt dra i väg och bör tas med i kalkylen.
Ladda ner vår färdiga resplan. Det är en trevlig service att bifoga i inbjudan.
BOKNINGSFÖRFRÅGAN
Kontakta anläggningen och gör en bokningsförfrågan. Har du deltagare med specifika behov eller hjälpmedel är det viktigt att anläggningen kan tillgodose dessa.
Ju mer information du kan ge om vistelsen desto tydligare kostnadsförslag får du tillbaka.
I din bokningsbekräftelse ska det framgå vilka avbokningsregler som gäller, rumslista samt betalningsinstruktioner.
BJUD IN
Gör en snygg inbjudan med tydlig instruktion hur och när man anmäler sig.
I inbjudan skriver du också att deltagarna bör meddela allergier eller specifika önskemål i anmälan.
Håll gärna dina deltagare uppdaterade om aktuellt schema eller förändringar via kontinuerlig kommunikation som mail eller SMS.
SISTA RYCKET
Dagarna innan gör du en avstämning med hotellet. Gå genom tider för måltider och pauser så att ni har samma schema.
Har du många deltagare kan du göra namnskyltar och eventuellt välkomstmaterial.
Nu återstår en eller flera härliga mötesdagar.
Stort lycka till!
Boka din nästa konferens i Barkarby, järfälla nära stockholm
Våra mötesrådgivare kontaktar dig inom kort
Vi hjälper dig gärna att skräddarsy din konferens eller ditt event så att det blir både givande och prisvärt. Gör ett smart val när det är dags för konferens i norra Stockholm. Boka din konferens via formuläret eller ring oss på 08-621 61 60 för personlig service.
Ta del av våra nyheter
Konferenserbjudande, menyer & AW direkt i mailboxen?
